Laboratorní příručka

Úvod

Instrukce popisuje postupy související s řešením nápravy neshodných výsledků především jejich opravou v LIS.

Obecně jsou postupy uplatňované při jednotlivých činnostech s LIS popsány v manuálu dostupném v SLP v sekci Externí řízená dokumentace jako Manuál OpenLIMS, nebo na Intranetu FNO v sekci „Moje pracoviště-Sdílené dokumenty-LIS“.

Tato pracovní instrukce popisuje především operace související s postupy uplatňovanými při opravě výsledků v žádance evidované v LIS. V některých případech lze v LIS postupovat různými způsoby, vedoucími ke shodnému cíli. V této PI je popsán obvykle jen jeden z nich.

Obsah

1. Evidence neshody v agendě SLP

2. Vyhledání žádanky s neshodným výsledkem

2.1 Vyhledání žádanky v Denním seznamu žádanek

2.2 Vyhledání žádanky v Registru pacientů a její převedení do Seznamu

3. Tisk původního nesprávně vydaného výsledku

4. Oprava neshodného výsledku v LIS

4.1 Oprava výsledku jednoho nebo několika vyšetření – náhrada správným výsledkem

4.2 Oprava výsledku jednoho nebo několika vyšetření -- správný výsledek není známý

4.3 Kompletní oprava výsledků všech zaevidovaných vyšetření -- stornování žádanky při záměně pacienta

4.4 Oprava výsledku na žádance s již vyúčtovanými výkony

5. Vložení textu z MTV -- Změna výsledku

5.1 Vložení textu „Změna výsledku“

6. Kontrola opravených výsledků na žádance

7. Tisk VL po provedení opravy

8. Evidence neshody v systému monitoringu nežádoucích událostí FNO

9. Předání podkladů k řízení neshody manažeru kvality ÚLM

A. Definice a zkratky:

CP	Centrální příjem (označení v LIS)
FNO	Fakultní nemocnice v Ostravě
IKIS	Nemocniční informační systém ve FNO
LIS	Laboratorní informační systém OpenLIMS
MTV	Matice textových výsledků
NIS	Nemocniční informační systém
NU	Nežádoucí událost
OKB	Oddělení klinické biochemie
OKF	Oddělení klinické farmakologie
OKH	Oddělení klinické hematologie
RČ	Rodné číslo
SLP	Software pro řízení dokumentace
ÚLM	Ústav laboratorní medicíny
ÚPM	Úsek příjmu biologického materiálu
VL	Výsledkový list
VŠ	Vysokoškolský pracovník na úseku
WHO	Světová zdravotnická organizace
ZP	Zdravotní péče

Neshodný výsledek

výsledek, který byl získán např. vlivem:

- záměny biologického materiálu nebo žádanky (u žadatele o vyšetření nebo v ÚLM);

- chyby při identifikaci materiálu (při lepení štítků s čárovými kódy);

- chyby během analýzy a sní spojených operací (příprava vzorku, chybný postup měření, chyba analytického systému, chybný výpočet);

- nepozornosti nebo překlepu laboratorního pracovníka při zpracování výsledků měření;

- chyby v nastavení systému pro zpracování a přenos dat (distribuce výsledků vyšetření elektronicky a/nebo v tištěné formě).

Uvolněný neshodný výsledek

neshodný výsledek, který byl:

- on-line převeden z LIS do externího informačního systému (vč. předběžného uvolněného výsledku vyšetření),

- vytištěn na výsledkový list a předán na podatelnu k odeslání poštou, nebo přímo žadateli

Řešení neshodných výsledků

proces, vedoucí k nápravě po uvolnění neshodného výsledku, který je v kompetenci:

- VŠ pracovníka příjmu biologického materiálu (ÚPM) - v případě neshodného výsledku způsobeného během příjmu vzorku (nesprávně zadané údaje na žádance, záměna vzorku, jeho nesprávné identifikace apod.);

- VŠ pracovníka příslušného analytického úseku, pokud byl nesprávný výsledek získán při provádění analýzy;

- VŠ analytického úseku OKF, pokud se jedná o problémy vzniklé při evidenci požadavku do LIS nebo při provádění analýzy;

- vedoucího úseku interpretačního a konzultačního OKF, pokud došlo k problému při klinickém interpretování výsledku.

Kompetentní pracovník může pověřit řešením neshody jiného pracovníka úseku

Poznámky:

a) Pokud dojde k identifikaci neshodného výsledku ještě před jeho uvolněním z ÚLM, výsledek je třeba opravit (obvykle zadáním správného výsledku) a odstranit nebo napravit příčinu jeho vzniku.

b) Pokud dojde k identifikaci neshodných výsledků na žádance s požadavky na různá oddělení ÚLM, postupuje se při jeho řešení shodně s touto pracovní instrukcí, komplexně v součinnosti VŠ pracovníků úseků, kterých se problém dotýká. V případě potřeby v součinnosti s manažerem kvality ÚLM.

B. Postupy řešení:

1. Evidence neshody v agendě SLP

Obecný postup evidence neshody týkající se neshodného výsledku/neshodných výsledků je stejný, jako v případě jiných neshod, a je podrobně popsán v S-ÚLM-07 Směrnice pro řízení neshod.

2. Vyhledání žádanky s neshodným výsledkem

Editovat hodnoty výsledků lze pouze na žádance, která se nachází v Denním seznamu žádanek. Pokud se oprava týká staršího výsledku, kdy je žádanka již v Registru pacientů, je třeba ji nejprve převést zpět do Seznamu.

2.1 Vyhledání žádanky v Denním seznamu žádanek

- v základním menu LIS pomocí ikony , nebo funkční klávesy F6;

- do volného pole nahoře ve sloupci se záhlavím „Číslo“ vepsat číslo žádanky a z takto vyfiltrovaných vybrat požadovanou žádanku;

- existují i jiné alternativy vyhledání, např. podle jména apod.

2.2 Vyhledání žádanky v Registru pacientů a její převedení do Seznamu

Pozn.: existuje alternativa vyhledání v Registru podle jména pacienta, ale v tomto případě může nastat problém v případě většího počtu pacientů se shodnými jmény a je třeba výběr kombinovat s datem narození. Níže uvedený postup je jednoznačnější.

- v základním menu LIS pomocí ikony , nebo funkční klávesy F7;

- po otevření obrazovky s Registrem pacientů do vyhledávacího pole v záhlaví prvního sloupce označeného „ID#“ napsat rodné číslo pacienta a stlačit ENTER;

- po zobrazení řádku se jménem hledaného pacienta stlačit ikonu „Seznam žádanek (Rychlé načítání“;

- zobrazí se okno „Seznam žádanek pro pacienta: xy“ a v něm všechny žádanky, zaevidované pro daného pacienta v LIS (včetně jejich rozpadu do jednotlivých bloků);

- po zvýraznění požadované žádanky je třeba stlačit ikonu „Vrácení žádanky do denního seznamu“ a zvolit v dotazovém okně implicitní odpověď „Ano“ = vrácení všech žádanek z CP;

Pozn.: V případě, kdy se oprava týká pouze vyšetření v jednom konkrétním bloku, je možno zvýraznit v zobrazeném seznamu rozpadu žádanky do jednotlivých bloků právě tento blok a potom zvolit tlačítko „Ne“ (do Denního seznamu žádanek se převede pouze žádanka z vybraného bloku + z bloku CP);

- opustit Registr, přejít zpět do Seznamu žádanek a vyhledat odpovídající vrácenou žádanku v Seznamu v bloku „B_Příjem žádanek (CP)“, časový filtr žádanek změnit z „Aktuální“ na „Vše“;

- v případě žádanky z Registru pacientů, která již byla vyúčtována plátcům ZP a nelze aktivovat ikonu „Vrácení žádanky do denního seznamu“, se postupuje podle bodu 4.4.

3. Tisk původního nesprávně vydaného výsledku

Při řešení neshodného výsledku je vždy nutné vytisknout výsledkový list (VL) v původní podobě, tedy ještě před provedením zásahů do žádanky s neshodným výsledkem/neshodnými výsledky.

Tisk VL pro vyhledanou žádanku lze spustit z bloku „B_Příjem žádanek (CP)“, kdy se na VL vytisknou výsledky všech vyšetření. Pokud se jedná o chybný výsledek/výsledky vyšetření týkající se pouze jednoho analytického bloku, je vhodné z důvodu úspory papíru) vytisknout VL přímo z tohoto bloku (na vytištěném VL pak budou pouze výsledky vyšetření z tohoto bloku, tedy bez zbytečného tisku výsledků ostatních).

- VL se vytiskne ze zobrazení žádanky pomocí ikony „Náhled pro tisk VL“;

- zobrazí se náhled pdf souboru a pomocí ikony se VL vytiskne na aktuálně připojené tiskárně.

4. Oprava neshodného výsledku v LIS

Existuje několik variant situací, které se mohou lišit svým postupem při provádění opravy výsledku. Typické jsou tyto:

4.1 Oprava výsledku jednoho nebo několika vyšetření – náhrada správným výsledkem

- ve vyhledané žádance je třeba u potřebného vyšetření přepsat špatný výsledek za správný;

- potvrdit uložení změn po provedení opravy.

4.2 Oprava výsledku jednoho nebo několika vyšetření – správný výsledek není známý

- ve vyhledané žádance je třeba u potřebného vyšetření nahradit špatný výsledek vložením textu „CHYBA!“;

- text „CHYBA!“ lze alternativně vložit také z nabídky zobrazené po stlačení kláves CTRL+F1;

- potvrdit uložení změny po provedení opravy.

Důležitá poznámka: textem „CHYBA!“ je vhodné dočasně nahradit nesprávný výsledek/výsledky i v případě, kdy se měření opakuje a oprava výsledku je prováděna v době, kdy správný výsledek ještě není znám, ale chybný výsledek již prošel laborantskou kontrolu (a byl tak předběžně uvolněn). Důvodem je snížení možnosti nesprávné interpretace chybného výsledku. Po zadání textu je pak třeba provést laborantskou kontrolu (výsledek „CHYBA!“ bude opět předběžně uvolněna do IKIS). Po získání správného výsledku pak text „CHYBA!“ změnit za správnou hodnotu a opět provést laborantskou kontrolu.

4.3 Kompletní oprava výsledků všech zaevidovaných vyšetření -- stornování žádanky při záměně pacienta

- ve vyhledané žádance je třeba u všech vyšetření přepsat výsledek textem „CHYBA!“;

- potvrdit uložení změn po provedení opravy;

- nově zaevidovat žádanku pro správného pacienta s požadavkem provedení stejných vyšetření;

- v nové žádance přepsat/opravit implicitně nabízené aktuální datum a čas odběru podle reálných údajů z původní žádanky;

- ke všem vyšetřením vložit výsledky z původní žádanky;

- potvrdit uložení nové žádanky.

4.4 Oprava výsledku na žádance s již vyúčtovanými výkony

- v případě oprav údajů na žádance, která už byla uvolněna z Denního seznamu žádanek a s ní spojené výkony již byly vykázány plátcům ZP, je situace komplikovaná a je třeba ji řešit s aplikačním IT konzultantem ÚLM pro LIS společně jednotlivými primáři, kteří mohou vrátit danou žádanku do Denního seznamu k opravě.

POZOR! Provedení opravy výsledku je třeba telefonicky nahlásit na požadující oddělení.

5. Vložení textu z MTV -- Změna výsledku

Po provedení jakékoliv změny výsledku je třeba doplnit k žádance informaci, upozorňující na provedenou změnu.

5.1 Vložení textu „Změna výsledku“

- otevřít žádanku v bloku „B_Příjem žádanek (CP)“;

- přesunout kurzor na plochu pole „Memo k žádance CP“;

- po kliknutí pravým tlačítkem myši vybrat ze zobrazené nabídky možnost „Texty MTV“, popř. dvojklikem „Ctrl+F1“;

- v nabídce předdefinovaných textů zvolit možnost „Změna výsledku“ a stlačit tlačítko „Vybrat“;

- do pole „Memo k žádance CP“ se automaticky vyplní několik řádků předefinovaného obecného textu, které je třeba doplnit o faktické údaje (kliknutím na plochu pole se otevře editor a text je možno editovat):

POZOR!!! Změna výsledku
Provedena dne:	*uvést datum provedení změny*
Důvod:	*krátce zdůvodnit*
Hlášeno: čas:	*uvést komu a kdy byla změna nahlášena*
Změnu provedl:	*uvést jméno pracovníka, který změnu výsledku provedl.*

6. Kontrola opravených výsledků na žádance

Všechny opravené výsledky je nutné znovu uvolnit kontrolou VŠ tak, aby mohla být žádanka uvolněna a později převedena do Registru. Kontrolu je tedy nutné provést ve všech analytických blocích, kterých se nějaká změna výsledku dotýkala.

7. Tisk VL po provedení opravy

Po provedení opravy/oprav je nutno vytisknout „nový“ VL s opravenými výsledky, a to stejným způsobem, jak je uvedeno v bodu 3.

8. Evidence neshody v systému monitoringu nežádoucích událostí FNO

Každou neshodu spojenou s opravou výsledků je zapotřebí evidovat v systému Hlášení NU ve FNO. Evidence se provádí na domovské stránce Intranetu FNO.

- v základní nabídce zvolit možnost Odkazy a v rozbaleném okně vybrat možnost „Hlášení událostí“;

- v otevřeném okně „Nežádoucí události – Zadávání NU“ zvýraznit v zelené nabídce „Rychlá volba“ variantu 05 „Záměna žádanek“ nebo 06 „Chybně nahlášené výsledky“;

- postupně vybrat nebo vyplnit v jednotlivých nabídkách: pracoviště, stanici, datum, čas a místo („Jiné místo“);

- nabídky Druh událostí podle WHO, Proces a Problém/Kategorie jsou přednastaveny;

- vyplnit Druh pochybení, Pacient (vyplnit „Netýká se pacienta“), Pracovník (nahlašovatel), Telefon a Role;

- stručně popsat událost (neuvádět jména ani rodná čísla) a její řešení;

- v položce Informováni obvykle vybrat „Vedení pracoviště“;

- po vyplnění všech položek kliknout na tlačítko „Odeslat hlášení Nežádoucích událostí“;

- současně s odesláním se vygeneruje záznam v podobě pdf souboru, který je třeba vytisknout a předat společně s ostatními podklady k neshodě manažerovi kvality.

9. Předání podkladů k řízení neshody manažeru kvality ÚLM

K evidenci neshody se MK předávají:

- výtisk VL s původními výsledky;

- výtisk VL s opravenými výsledky a záznamem o změně výsledku;

- výtisk záznamu o nahlášení do systému Hlášení NU ve FNO;

- případné další (např. kopie průvodky apod.) vhodné k popisu neshody;

- elektronicky vyplněný záznam neshody v Agendě neshod v SLP včetně analýzy příčiny a způsobu řešení (obvykle formou Okamžitého nápravného opatření).

C. Související dokumentace

PK-ÚLM	Příručka kvality ÚLM
LP-ÚLM	Laboratorní příručka ÚLM
S-ÚLM-07	Směrnice pro řízení neshod